IRS - ajudas de custo

Numa determinada associação sem fins lucrativos os membros de órgãos estatutários não são remunerados. Contudo, estes vão ter de fazer deslocações para reuniões com parceiros, o que implica despesas. 
Uma das possibilidades de serem ressarcidos dessas despesas é através de ajudas de custo e/ou quilómetros. Está correto?
Nos meses em que houver lugar ao pagamento de ajudas de custo e/ou quilómetros, não havendo vencimentos, há a obrigatoriedade de enviar DMR e DRI?

Parecer técnico

As questões colocadas referem-se ao enquadramento fiscal da atribuição de compensações por utilização de viatura própria a dois membros da direção de uma Associação sem fins lucrativos.
Como a questão diz respeito a um pormenor muito específico relacionado com a atribuição de compensações por utilização de viatura própria em nome da entidade patronal (nomeadamente se será possível que tais valores sejam pagos a dois membros da direção de uma entidade sem fins lucrativos – neste caso, uma associação), abster-nos-emos de efetuar todo o enquadramento legal e fiscal deste conceito, pelo que, partindo do pressuposto de que se encontram reunidas todas as demais condições para atribuição destes valores, passaremos, desde já, à análise da questão colocada.
Ora, o regime de atribuição de ajudas de custo e compensação por utilização de viatura própria do trabalhador em território nacional encontra-se regulamentado no Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (mais recentemente alterado pelo Decreto-Lei n.º 13-A/2025, de 10 de março). Por outro lado, as ajudas de custo por deslocação ao e no estrangeiro encontram-se reguladas no Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho.
Na ausência de um regime geral ou especial aplicável às relações jurídico-laborais de direito privado, em matéria de ajudas de custo, tem vindo a ser aplicado a todos os trabalhadores por conta de outrem o quadro normativo estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, concebido em função das deslocações em serviço público, bem como pelo Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho.
No caso concreto, frisamos que o pagamento de compensações por utilização de viatura própria visa, como o nome indica, compensar o trabalhador/gerente por se deslocar, ao serviço da entidade patronal, com a sua própria viatura e pelo respetivo desgaste da mesma.
As deslocações da residência para o local de trabalho e vice-versa não se enquadram no conceito dos quilómetros (compensação pelo uso de viatura própria). Poderá a entidade patronal, eventualmente, conceder um subsídio de deslocação, sendo este, no entanto, tributado na sua totalidade na esfera da categoria A do respetivo beneficiário, sem quaisquer limites legais.
Daqui resulta que a atribuição dos designados "quilómetros" só se justifica quando o trabalhador (ou gerente) se desloque ao serviço da entidade patronal. Assim, os percursos de casa para o trabalho e vice-versa, como referido, não se encontram contemplados nesta situação.
Feitas estas notas introdutórias, tenha-se em conta o seguinte:
Antes de respondermos à questão concreta, começamos por dar nota de que a atribuição de ajudas de custo e de compensações por utilização de viatura própria em nome da entidade patronal encontra-se dependente, para além de outras condições, da existência de um vínculo laboral.
Assim, aproveitamos para chamar a atenção de que não será relevante se os membros da direção em causa são, ou não, remunerados na associação na qual irão auferir tais compensações, sendo apenas necessário que exista um vínculo laboral entre as partes.
Este entendimento é corroborado pelos pontos 6 e 7 da informação vinculativa referente ao processo n.º 26 595, com despacho de 2025-03-25, do subdiretor-geral da Área Gestão Tributária – IR, por delegação, que passamos a transcrever e que referem o seguinte:
«6. O facto de o sócio-gerente prescindir de auferir remuneração não é impeditivo de que o mesmo possa receber o valor dos quilómetros que efetue em deslocações ao serviço da entidade patronal (a sociedade onde exerce o cargo de gerente).
7. Com efeito, ainda que o sócio-gerente não seja remunerado, é possível atribuir-lhe verbas destinadas ao pagamento de quilómetros, desde que a deslocação esteja devidamente documentada e tenha por base a existência de um facto que justifique a natureza do complemento atribuído. Neste caso, as referidas verbas podem ser consideradas como gasto ou perda do exercício (n.º 1 do artigo 23.º do Código do IRC).»
Poderá encontrar esta informação vinculativa aqui.
Face a esta possibilidade, recomendamos, neste sentido, que se analise se se encontram, ou não, reunidas as condições para a atribuição das referidas compensações por utilização de viatura própria em nome da entidade patronal (nomeadamente que estamos, de facto, perante deslocações em viatura própria ao serviço da entidade patronal, não visando estes valores compensar deslocações entre o domicílio dos diretores e o seu local de trabalho – «domicílio necessário» –, ou outras deslocações fora do âmbito empresarial).
Deste modo, caso algum dos membros da direção desta associação necessite de efetuar deslocações na sua viatura ao serviço dessa entidade, partindo do pressuposto de que irá apresentar os respetivos mapas dessas deslocações devidamente preenchidos e justificados e o valor atribuído não irá exceder o limite máximo de 0,40€/quilómetros, então, desde que cumpridas as demais condições para a sua atribuição, poderá o mesmo, de facto, receber as referidas compensações por utilização de viatura própria, sendo que tais valores, de acordo com a alínea d) do número 3 do artigo 2.º do CIRS, estarão excluídos de IRS na esfera desses diretores, bem como de Segurança Social, tal como resulta da conjugação entre a alínea z) do número 2 e o número 3 do artigo 46.º do Código Contributivo.
Tratando-se de rendimentos não sujeitos a IRS, admitimos que não seja necessário a emissão do recibo de vencimento. Todavia, sem prejuízo de ser aplicável esta não sujeição, damos nota de que, tratando-se de rendimentos da categoria A (ainda que, eventualmente, excluídos de tributação), tais valores deverão, regra geral, ser sempre declarados na DMR – AT sob o código “A22” no mês em que forem pagos ou colocados à disposição, não sendo, contudo, necessário, a nosso ver, efetuar qualquer comunicação à Segurança Social de que o referido membro da direção passou a ser remunerado (se aplicável), visto não estarmos, em bom rigor, perante uma componente remuneratória (mas compensatória) na esfera do mesmo.