Na questão em apreço, começamos por frisar que o adquirente tem um prazo de 4 anos para exercer o direito à dedução a contar da data da exigibilidade de imposto, de acordo com o n.º 2 do artigo 98.º do Código do IVA (CIVA).

Para o efeito, este sujeito passivo deve reunir os documentos necessários que de alguma forma comprovem a falta do documento original. Nomeadamente: fazendo referência ao extravio da fatura datada de agosto de 2016, devendo igualmente comprovar, através de documentação e registo contabilístico, que a fatura em causa apenas será registada contabilisticamente apenas uma vez, sendo o direito à dedução de IVA exercido apenas em 2017 (ou seja, dentro do prazo de 4 anos), na declaração do período ou do período seguinte àquele em que se tiver verificada a receção da 2ª via da fatura.

De referir que, desde da emissão do Oficio-Circulado n.º 30074/2005 - DSIVA, de 24 de março, que se admite a dedução do imposto suportado com base em segundas vias de faturas (estas não são mais do que cópias) que se tenham perdido ou extraviado, desde que devidamente justificado esse extravio.

Considerando que este entendimento se mantêm em vigor, o sujeito passivo apenas terá de justificar o extravio da fatura de 2016, o que poderá ser através de solicitação escrita (ex: por e-mail) ao fornecedor ou prestador do serviço, devendo nesse pedido fazer a referência inequívoca ao extravio da fatura e que a mesma não foi recebida pelo cliente. Essa notificação deverá ser anexa à segunda via da fatura obtida, e assim o sujeito passivo poderá comprovar que não tinha o original da fatura em causa, ou seja o próprio extravio.

Note-se que, este procedimento não terá diretamente consequências, poderão apenas existir divergências, mas tais "alertas" serão facilmente justificados.

Relativamente à comunicação de faturas à Autoridade Tributária (AT), o sujeito passivo pelo reenvio de 2.ªs vias não terá de proceder a qualquer comunicação, isto porque o sujeito passivo já comunicou as respetivas faturas, em conformidade com o n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto.

Daqui se conclui que as segundas vias não são um motivo de alteração na faturação do sujeito passivo prestador do serviço, e por isso não são objeto de comunicação à AT (a segunda via não será considerada nem termos contabilísticos, nem fiscais pelo fornecedor dos bens ou prestador do serviço).

Não obstante, na ótica do adquirente, sendo as segundas vias de faturas "documentos válidos" para efeitos fiscais, nomeadamente, em sede de IVA, este poderá exercer o direito à dedução do IVA contido nas segundas vias das faturas emitidas.

Se a fatura não foi contabilizada no exercício em que o fornecedor o emitiu (ainda que por recurso a estimativa de gastos, uma vez que não se dispunha do documento legal) será registada apenas no período em que for rececionada a 2.ª via, mas deve ter presente o disposto nos parágrafos 36 a 44 da NCRF4.

Realçamos apenas que, se o prestador do serviço ou o fornecedor dos bens está a utilizar um software de faturação certificado, ao emitir as segundas vias, estas devem constar como um "documento certificado", aliás, se as mesmas forem consideradas como "documento não certificado", as mesmas não serão válidas para efeitos fiscais, não podendo o sujeito passivo adquirente exercer o direito à dedução do IVA nos termos anteriormente descritos.

Embora, não seja incorreto existirem restrições na impressão de documentos de faturação que já tenham antes sido normalmente impressos com o número de exemplares permitidos. Porém, em vez de nas novas impressões constar "documento não certificado" é mais apropriado que conste obrigatoriamente "segunda via", pois esta menção é que revela que se trata de um recurso alternativo à anterior impressão sem que exista o risco desta nova impressão documento se confundir com o original (e os duplicados) anteriormente emitidos.

Mas, tendo em consideração a possibilidade que a colega coloca, salientamos que, a emissão de "segundas vias" não é o único procedimento para se poder documentar o direito à dedução nos casos em que existiu extravio do original.

Continua a admitir-se a emissão de nova fatura com referência expressa à fatura extraviada e com a menção de "anula e substitui a fatura "X" emitida na data "Y" por extravio do original".

Nestes casos não é necessária a emissão de nota de crédito, devendo, contudo, anexar-se a cópia da nova fatura à que foi antes emitida para justificar a sua emissão.