Nas contas de clientes/fornecedores todos os dados (morada, código postal, ...) têm que estar preenchidos para efeitos de SAF-T? A questão prende-se com, por exemplo a atividade de restauração, onde algumas faturas têm NIF, mas não têm indicação de nome ou morada. Se estes clientes com NIF têm que passar por conta corrente (segundo informação dada numa formação), como ultrapassar esta situação dos erros nas contas por falta de campos preenchidos? Há quem afirme que este tipo de erro não é impeditivo para a validação do SAF-T. Está correto este entendimento?
Com a evolução dos programas de contabilidade, cada vez mais, está disponível a possibilidade de importação de compras e vendas, através do e-fatura. Tal só é feito por este contabilista certificado com documentos físicos na mão, mas há o impedimento na importação de vendas, nomeadamente na importação de faturas a crédito. Todas as faturas a crédito têm que passar por conta corrente. Mas a importação da faturação através do SAF-T é feita pela verificação do NIF. Ora, há um cliente com muitas faturas a crédito para consumidores finais. Será difícil utilizar a "informática" nesta situação para integrar estas faturas. Dizem que se é uma fatura a crédito tem que ter obrigatoriamente NIF. Qual o entendimento correto sobre o assunto?

A sua questão prende-se com a necessidade para efeitos de ficheiro SAF-T (PT) da indicação da morada dos clientes ou fornecedores.
Do ponto de vista fiscal e de regularidade do documento é referido na alínea a) do n.º 5 do art.º 35.º do CIVA que «as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter, nomeadamente os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal.»
Pode ser emitida uma fatura, nos termos do art.º 36.º do CIVA a um não sujeito passivo (particular) sem que deva obrigatoriamente constar o seu NIF. A indicação na fatura do número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário não sujeito passivo é sempre obrigatória quando este o solicite (n.º 16 do art.º 36.º do CIVA).
Se estivermos perante faturas simplificadas estas apenas devem conter no que se refere à identificação do adquirente o número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando for sujeito passivo, ou não sendo sujeito passivo sempre que este o solicite.
Para que o documento de faturação se apresente na sua forma legal deve cumprir, entre outros, os requisitos acima mencionados.
Na portaria n.º 302-A/2016, de 2 de dezembro, é referido o seguinte:
«2.2. - Tabela de clientes (Customer).
Esta tabela deve conter todos os registos movimentados no período de tributação no respetivo ficheiro de clientes, bem como aqueles que sejam implícitos nos movimentos e não constem do respetivo ficheiro. Se, por exemplo, existir uma fatura com o registo apenas do número de contribuinte ou nome do cliente, que não conste no ficheiro de clientes da aplicação, este deve ser exportado como cliente no SAF-T (PT).»
(…)
2.3. - Tabela de fornecedores (Supplier).
Esta tabela deve conter todos os registos movimentados no período de tributação na respetiva
base de dados. (…).»
Em face do exposto verifica-se que o SAF-T (PT) não exige nenhum elemento que não deva constar obrigatoriamente de uma fatura emitida na forma legal, verificando-se no caso das faturas simplificadas que estas apenas podem conter o NIF do adquirente sem que tal resulte em erros de validação do ficheiro SAF-T (PT).
Quanto ao fato da importação do SAF-T (PT) obrigar sempre à verificação do NIF recomendamos que esta questão com o seu fornecedor de software, pois na exportação do ficheiro SAF-T (PT) da faturação deve ser tido em linha de conta as faturas simplificadas e as faturas (art.º 36.º do CIVA) que por serem emitidas a não sujeitos passivos não contêm o campo NIF preenchido.
Recomendamos que atente na seguinte explicação genérica e verifique se existem procedimentos no que respeita ao registo das operações que deva alterar, já que a exposição se refere aos procedimentos com obrigação legal.
Consideramos que a faturação do restaurante deveria ser integrada informaticamente na contabilidade, para evitarmos constrangimentos, pois à luz da lei não se pode aceitar a contabilização de faturas de clientes diferentes num registo único, pelo facto de terem sido todas liquidadas de imediato conforme de seguida passaremos a explicitar.
Lançamento da faturação emitida pela empresa na contabilidade (generalidades) - operações com não sujeitos passivos:
Os sujeitos passivos que emitam faturas simplificadas (nos termos do artigo 40.º do Código do IVA) e não utilizem sistemas informáticos integrados de faturação e contabilidade podem efetuar o registo das operações, realizadas diariamente com não sujeitos passivos (particulares), pelo montante global das contraprestações recebidas pelas transmissões de bens e prestações de serviços tributáveis, imposto incluído, assim como pelo montante das contraprestações relativas às operações não tributáveis ou isentas (vide art.º 46.º n.º 1 do CIVA).
Operações com sujeitos passivos (faturas com NIF):
De acordo com o artigo 44.º do Código do IVA - Requisitos da contabilidade, a contabilidade deve ser organizada de forma a possibilitar o conhecimento claro e inequívoco dos elementos necessários ao cálculo do imposto, bem como a permitir o seu controle comportando todos os dados necessários ao preenchimento da declaração periódica do imposto.
No n.º 2 do artigo 123.º do Código do IRC determinam-se as obrigações contabilísticas das empresas, pelo que na execução da contabilidade deve observar-se em especial o seguinte:
- Todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário;
- As operações devem ser registadas cronologicamente, sem emendas ou rasuras, devendo quaisquer erros ser objeto de regularização contabilística logo que descobertos.
Assim, para dar cumprimento a estes requisitos legais deverá lançar fatura a fatura, respeitando a data de emissão da fatura, apesar do trabalho administrativo. A importação do ficheiro SAF-T da faturação para a contabilidade pode dispensar o trabalho manual de lançar individualmente cada fatura devendo ser obtido o mesmo resultado, lançamentos individualizados na contabilidade. As faturas que deram origem a determinado lançamento na contabilidade devem ser suscetíveis de apresentação sempre que necessário.
Note que o lançamento na contabilidade, além da data do movimento contabilístico, relevante para efeitos contabilísticos, deve apresentar a data de emissão da fatura e não a data em que se está a lançar na contabilidade, nem a data do documento de resumo.
Quando se tratem de faturas emitidas a partir de sistema de faturação eletrónica, o art.º 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90, prevê o arquivo eletrónico da informação das faturas emitidas. Apenas nesses casos, não é necessário que haja impressão em papel.
Se as faturas são emitidas através de programa informático podem ser arquivadas em suporte eletrónico, conforme as regras estabelecidas na Portaria n.º 1 370/2007, de 19 de outubro.
Note ainda que, para o cumprimento da alínea e) do n.º 1 do art.º 29.º do CIVA, preenchimento do mapa recapitulativo de clientes, anexo O à IES, tornando-se necessário que o contabilista certificado disponha de informação detalhada na contabilidade sobre as vendas, cliente por cliente.
Não recomendamos situações em que um único lançamento agrupe vários documentos, de clientes diferentes por exemplo, por trazer constrangimento no caso de haver necessidade de anular ou substituir algum documento, ou mesmo efetuar uma correção ao registo contabilístico ainda dentro do mês em curso.
O lançamento fatura a fatura (manual ou através da importação do SAF-T) é igualmente necessário para efeitos de controlo dos créditos, com vista à evidenciação das adequadas perdas por imparidade nos créditos de cobrança duvidosa.
Note ainda que o prazo de 10 anos refere-se ao arquivo e conservação de livros, registos e documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos, ou seja, este prazo aplica-se à conservação de todos os dados do programa de faturação, das pastas da contabilidade (faturas em papel) e do programa de contabilidade (livros de registo) e evidentemente dos correspondentes ficheiros SAF-T (PT).
Os sujeitos passivos que emitam faturas simplificadas e não utilizem sistemas informáticos integrados de faturação e contabilidade podem efetuar o registo das operações, realizadas diariamente com não sujeitos passivos, pelo montante global das contraprestações recebidas pelas transmissões de bens e prestações de serviços tributáveis, imposto incluído, assim como pelo montante das contraprestações relativas às operações não tributáveis ou isentas (art.º 46º nº 1 do CIVA).
O registo deve ser efetuado, o mais tardar, no primeiro dia útil seguinte ao da realização das operações, com base em duplicados das faturas emitidas, em extratos diários produzidos pelos equipamentos eletrónicos relativos a todas as operações realizadas ou em folhas de caixa, que podem substituir o mesmo registo desde que contenham a indicação inequívoca de um único total diário. A folha de caixa (folha resumo) deve ser lançada pelo total diário e não pelo valor mensal.
No entanto, sempre que as operações sejam tituladas por faturas ou faturas simplificadas não deve existir qualquer diferença em relação ao SAF-T (exceto se existirem vendas em máquinas automáticas, que não são comunicadas via SAF-T).
Em casos de opção pela elaboração de folhas de caixa, tal não dispensa a obrigatoriedade de conservação dos duplicados das faturas e dos demais documentos pelo prazo de dez anos.
Do Portal das finanças consta a seguinte informação, em: «Outras Obrigações > SAF-T (PT) > Questões técnicas.»
«28-2760 Como referenciar vários documentos pertencentes a diversos clientes ou fornecedores num único movimento contabilístico? Não é possível a identificação do CustomerID e do SupplierID ao nível da linha do movimento?
Não é possível efetuar o movimento descrito. A relação entre a emissão de qualquer documento comercial e a sua contabilização corresponde a um movimento unívoco.»
Deve ainda atender aos requisitos que decorrem da Portaria n.º 302/16, de 2 de dezembro. No anexo I à referida Portaria refere-se na alínea f) que, no caso das aplicações de contabilidade e de faturação gerarem ficheiros independentes, a tabela de clientes (2.2. - Tabela de clientes (Customer)) deve constar quer do ficheiro SAF-T (PT) da faturação, quer do ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade.
Importa salientar que o lançamento fatura a fatura é facilmente exequível se estivermos perante a exportação do ficheiro SAF-T da faturação para a contabilidade, existindo constrangimento apenas no que respeita às aquisições a terceiros, pelo que explicitamos o que segue no intuito de otimizar o trabalho de acordo com o que a legislação impõe.
No caso particular de existir uma folha de caixa temos de distinguir:
- As transmissões (vendas/prestação de serviços);
- As aquisições a terceiros.
Transmissões - Operações com não sujeitos passivos (particulares):
Os sujeitos passivos que emitam faturas simplificadas (nos termos do artigo 40.º do Código do IVA) e não utilizem sistemas informáticos integrados de faturação e contabilidade podem efetuar o registo das operações, realizadas diariamente com não sujeitos passivos (particulares), pelo montante global das contraprestações recebidas pelas transmissões de bens e prestações de serviços tributáveis, imposto incluído, assim como pelo montante das contraprestações relativas às operações não tributáveis ou isentas (vide art.º 46.º n.º 1 do CIVA).
Nesta situação é permitido o lançamento da folha de caixa pelo montante total/global diário (note que é diário e nunca mensal) das faturas simplificadas emitidas a particulares.
- Operações com sujeitos passivos (faturas com NIF):
De acordo com o artigo 44.º do Código do IVA - Requisitos da contabilidade, a contabilidade deve ser organizada de forma a possibilitar o conhecimento claro e inequívoco dos elementos necessários ao cálculo do imposto, bem como a permitir o seu controle comportando todos os dados necessários ao preenchimento da declaração periódica do imposto.
Nesta situação deve ser sempre respeitado o registo único na contabilidade, com a identificação em cada lançamento de um único cliente ou fornecedor. Não são permitidos lançamentos globais, nem a partir de mapas resumo.
Contudo, existem exceções ao que se referiu anteriormente, quando estamos perante, nomeadamente, aquisições que estão excluídas do preenchimento dos mapas recapitulativos de clientes (anexo O) e fornecedores (anexo P) a apresentar conjuntamente com a IES, ou que se tenha a garantia de que se está perante aquisições que pelo, montante, são irrelevantes ou esporádicas e que nunca atingirão o montante de referência para o preenchimento dos referidos mapas recapitulativos de clientes/fornecedores (25 mil euros).
Ou seja, a título de exemplo, as aquisições (pagas de imediato) de refeições, artigos de papelaria ou consumíveis de pequeno valor, podem ser alvo de registo contabilístico agregado a partir do movimento do dia da folha de caixa.
No caso do fecho do dia pode ser seguido o acima exposto em a) e b) permitindo-se no caso das vendas e prestações de serviços o lançamento pelo montante global apenas das faturas simplificadas emitidas a não sujeitos passivos.
Os pagamentos de pequeno montante, se reunirem as condições para serem excluídos do preenchimento dos anexos recapitulativos de clientes e fornecedores, podem ser alvo de lançamento a partir do resumo de caixa do dia. Note que convém que a folha de caixa do dia identifique o fornecedor que foi pago em numerário.
Entendemos que o lançamento agregado de várias faturas do mesmo fornecedor num único lançamento contabilístico, pode ser efetuado desde que respeite a encargos não suscetíveis de figurarem no anexo recapitulativo de fornecedores e desde que no lançamento contabilístico não seja preenchido o campo SupplierID.
Ressalvamos o caso das aquisições de combustíveis (gasóleo, gasolina), estacionamentos, outras pequenas despesas relacionadas com viaturas e gastos relacionados com deslocações devem ser alvo de tratamento distinto para que a contabilidade permita o controlo, nomeadamente da sujeição a tributação autónoma, caso aplicável.