Arquivo de faturas e outros documentos

Um cliente, sujeito passivo de IVA, emite faturas, recibos e notas de crédito através de programa de faturação certificado.
Os documentos de faturação são lançados na contabilidade por importação do ficheiro SAF-T (PT), arquivados em suporte físico e numerados.
Nas condições descritas, o cliente está obrigado a imprimir em papel os documentos de faturação emitidos (faturas, recibos e notas de crédito), para os arquivar em suporte físico como documento de suporte dos lançamentos contabilísticos?
Ou, estando os documentos registados no programa de faturação certificado e importados para a contabilidade através do SAF-T (PT), considera-se que o registo informático cumpre as obrigações de suporte e arquivo, sem necessidade de impressão?

Parecer técnico

Pretende-se saber se os documentos emitidos em programa certificado e integrados na contabilidade através do SAF-T (PT) têm de ser impressos para suporte dos lançamentos contabilísticos.
O artigo 123.º, n.º 2, alínea a), do Código do IRC estabelece, na execução da contabilidade, que «todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário.»
Por sua vez, o artigo 125.º do mesmo Código remete as obrigações de faturação e de conservação dos registos e dos documentos de suporte para o Código do IVA e para o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro. A exigência de suporte documental não corresponde, portanto, a uma imposição que seja em suporte papel.
O artigo 36.º, n.º 4, do Código do IVA determina que os documentos sejam processados em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor. Esta obrigação de conservação deve ser conjugada com as modalidades de arquivo legalmente admitidas.
Nos termos do artigo 52.º, n.º 1, do CIVA, na redação do Decreto-Lei n.º 49/2025, de 27 de março:
«Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.»
A regulamentação deste arquivo consta, em especial, do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, na redação atual.
O artigo 6.º, n.º 1, impõe a garantia da autenticidade da origem, da integridade do conteúdo e da legibilidade das faturas e dos demais documentos fiscalmente relevantes, desde a emissão até ao final do período de arquivo, mediante controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre os documentos e as operações.
O n.º 2 exige que esses controlos estejam documentados, atualizados e disponíveis para consulta pela AT.
O artigo 19.º, números 1 a 4, regula a conservação dos registos, dos documentos e das cópias de segurança. Quando a contabilidade ou a faturação é estabelecida por meios informáticos, devem assegurar-se o armazenamento seguro, a acessibilidade, a legibilidade, a proteção contra alterações e a possibilidade de reconstituir e verificar todas as operações fiscalmente relevantes. O acesso à informação deve manter-se mesmo quando sejam alterados o programa ou a respetiva versão.
O artigo 22.º exige que as faturas e os demais documentos fiscalmente relevantes sejam guardados de forma sequencial e ininterrupta, abrangendo a integralidade dos documentos e respeitando o plano de arquivo e a individualização de cada exercício.
O artigo 23.º, n.º 1, admite expressamente que os documentos apresentados em papel «podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.» Os números 2 e 3 exigem imagens completas, legíveis e inteligíveis, sem perda de informação, e controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivo e detetem alterações ou destruições dos registos.
Nos termos do n.º 5, «para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.»
O artigo 25.º exige a preservação da informação e a realização de controlos regulares de legibilidade. O artigo 26.º regula o plano de arquivo, incluindo a identificação dos documentos e a ligação entre as imagens e as referências utilizadas nos sistemas de faturação e contabilidade. O n.º 2 permite utilizar, para a lista dos documentos arquivados, um ficheiro com formato e estrutura de dados do SAF-T (PT), sem dispensar a conservação dos documentos a que essa lista se refere.
O artigo 27.º estabelece a obrigatoriedade de cópias de segurança e o armazenamento dos originais e dessas cópias em locais distintos. Quando estejam em causa documentos emitidos e recebidos por via eletrónica, o artigo 28.º, n.º 1, determina a conservação, sem alterações, por ordem cronológica e exclusivamente em formato eletrónico, aplicando-se também os requisitos de segurança, recuperação e reprodução do artigo 30.º.
O artigo 33.º prevê o acesso da AT à informação arquivada e a disponibilização de cópias e de reproduções legíveis, incluindo em papel quando solicitadas no exercício da inspeção. A localização do arquivo e das cópias de segurança deve observar os artigos 20.º e 21.º, designadamente quanto ao arquivo fora da União Europeia.

Análise da situação apresentada

Em nossa opinião, as normas identificadas permitem que a entidade deixe de imprimir as cópias dos documentos que emite para efeitos de arquivo interno e suporte da contabilidade. A validade do suporte contabilístico depende da existência e conservação dos documentos justificativos e da sua ligação aos lançamentos, podendo essa ligação ser assegurada por meios eletrónicos.
Uma nota importante: é que também não é exigido que a entidade possua só um meio de arquivo, ou seja, só arquivo em papel ou só arquivo digital, podem ser utilizados ambos.
A utilização de um programa certificado e a importação do SAF-T (PT) são elementos relevantes para o processamento e a integração da informação. Porém, não demonstram, isoladamente, que todas as obrigações de arquivo estão cumpridas.
A certificação do programa não substitui a verificação das condições concretas de conservação dos documentos, nem a importação contabilística equivale à constituição do respetivo arquivo documental.
O ficheiro SAF-T (PT) contém dados estruturados e pode servir de índice ou instrumento de ligação entre a faturação e a contabilidade. Contudo, salientemos que não deve ser tratado como substituto automático do conjunto dos documentos e dos elementos que fundamentam cada operação.
A conservação exclusiva do ficheiro de importação, sem possibilidade de consultar e reproduzir integralmente a fatura, o recibo ou a nota de crédito emitidos, não assegura, por esse facto, o cumprimento das exigências de arquivo.
Para dispensar a impressão, o sistema adotado deve permitir identificar cada documento pelo tipo, série, número e data, localizá-lo no arquivo, relacioná-lo com o lançamento contabilístico e obter uma reprodução integral e fiel do seu conteúdo.
Deve preservar os elementos originais, o estado dos documentos e os elementos de autenticidade e integridade aplicáveis, sem permitir alterações que não fiquem devidamente controladas.
O arquivo pode assentar nas funcionalidades do próprio sistema, desde que estas conservem e permitam reproduzir os documentos com os requisitos legais, ou num repositório documental associado.
Na legislação, não existe uma exigência de adquirir um programa autónomo de gestão documental. Contudo, exige que a opção utilizada cumpra as condições do Decreto-Lei n.º 28/2019 durante todo o prazo de conservação.
A entidade deve, por isso, confirmar que dispõe de acesso continuado aos documentos, de mecanismos de pesquisa e exportação, de cópias de segurança armazenadas em local distinto e de procedimentos documentados para proteção e recuperação da informação.
A mudança de fornecedor de software, o termo de uma subscrição ou a migração do sistema devem preservar esse acesso.
Se o arquivo for assegurado por terceiro, deverão igualmente ser observadas as regras do artigo 24.º, incluindo a transferência do arquivo quando cesse o contrato.
No que se refere à numeração interna dos documentos de suporte pode ser mantida através de referências eletrónicas, desde que permita a rastreabilidade entre o documento e o movimento contabilístico. Não é necessário imprimir os documentos apenas para lhes apor manualmente o número do arquivo contabilístico.
Nos recibos e nas notas de crédito, devem ainda conservar-se os elementos que comprovam a operação.
Por exemplo, a ligação do recebimento à fatura e, quando exista regularização de IVA a favor do emitente por retificação para menos, a prova de que o adquirente tomou conhecimento da retificação ou foi reembolsado do imposto, nos termos do artigo 78.º, n.º 5, do CIVA. A existência da nota de crédito no programa não substitui esta prova adicional.

Conclusão

Não existe uma obrigação geral de imprimir em papel as faturas, os recibos e as notas de crédito emitidos por programa certificado para suporte dos lançamentos contabilísticos.
Em nossa opinião, a impressão pode ser dispensada quando os documentos se encontrem conservados num arquivo eletrónico que cumpra o Decreto-Lei n.º 28/2019 e permita a sua consulta, reprodução e ligação aos registos contabilísticos durante o prazo legal.
A mera importação do SAF-T (PT), ou a simples existência dos dados no programa, não permite concluir que essas obrigações estão cumpridas. Deve confirmar-se a conservação integral dos documentos, a sua integridade e acessibilidade, o plano de arquivo e as cópias de segurança.