PT28353 - IRC / Gastos fiscais
Outubro, 2024

Determinada empresa X tem uma colaboradora que faz gastos com alojamento por conta do seu cliente Y. A fatura do alojamento do colaborador da empresa X é emitida em nome do seu cliente Y. Para receber o valor pago do alojamento do colaborador a empresa X emite fatura isenta de IVA do valor pago pelo alojamento. Está correto este procedimento na emissão da fatura com isenção de IVA?

Parecer técnico

O pedido de parecer está relacionado com o enquadramento das despesas suportadas em nome do cliente.

Em sede de IVA, nos termos do artigo 1.º do Código do IVA (CIVA), estão sujeitas a IVA, entre outras, as transmissões de bens e as prestações de serviços efetuadas no território nacional, a título oneroso, por um sujeito passivo agindo como tal.

Neste sentido, refere o artigo 3.º do CIVA que se considera, em geral, transmissão de bens a transferência onerosa de bens corpóreos por forma correspondente ao exercício do direito de propriedade.

Por sua vez, nos termos do artigo 4.º do referido Código, são consideradas como prestações de serviços as operações efetuadas a título oneroso que não constituem transmissões, aquisições intracomunitárias ou importações de bens.

O n.º 4 do mesmo artigo refere que "[q]uando a prestação de serviços for efetuada por intervenção de um mandatário agindo em nome próprio, este é, sucessivamente, adquirente e prestador do serviço."

Assim, o débito de despesas, em sede de IVA é uma operação que se insere no conceito de prestação de serviços, atendendo ao conceito residual previsto no artigo 4.º do CIVA, e, como tal, é uma operação sujeita a imposto.

Por regra, o débito de despesas é uma operação que irá manter, para efeitos de IVA, o mesmo enquadramento que a operação a debitar, desde que, feito na exata medida da despesa original e desde que a operação seja devidamente evidenciada no documento emitido.

Assim, por exemplo, se determinado sujeito passivo debita uma eventual despesa composta por um item sujeito à taxa reduzida e por outro sujeito à taxa normal, aquando do débito, desde que nas condições referidas, será mantido o mesmo enquadramento das despesas originais (ou seja, aplica a taxa reduzida e, ou, a taxa normal desde que fature em linhas separadas).
No caso em concreto, cumpre ainda referir que, de acordo com o previsto na alínea c) do n.º 6 do artigo 16.º do CIVA, são excluídas do valor tributável "[a]s quantias pagas em nome e por conta do adquirente dos bens ou do destinatário dos serviços, registadas pelo contribuinte em contas de terceiros apropriadas."
A este respeito, notamos que para que haja inclusão nesta norma os documentos de despesa (faturas) devem estar emitidos em nome do cliente, no caso da empresa titular do encargo e não do trabalhador independente.

Conforme define a AT, na Ficha Doutrinária Processo n.º 25145, com despacho de 2023-11-24, do Diretor de Serviços da DSIVA, por subdelegação, o prestador de serviços "(...) deve emitir a respetiva fatura (ou nota de débito) no repasse da despesa ao terceiro (cliente, no caso), com a menção relativa à causa da exclusão da liquidação do IVA [ex.: "Artigo 16.º n.º 6 do CIVA (ou similar)"], anexando as faturas de base originais emitidas pelo fornecedor/prestador do serviço ao adquirente ou destinatário, devendo guardar cópias das mesmas no seu arquivo para comprovar as operações.
11. Caso tais requisitos, que são cumulativos, não se encontrem verificados, o prestador do serviço terá de liquidar IVA no redébito do encargo que suportou em substituição de outrem."
Conclui ainda a AT na referida informação que:
"17. O débito de despesas efetuadas por um sujeito passivo em nome e por conta de um terceiro (seu cliente), configura uma operação sujeita a IVA, nos termos do n.º 1 do artigo 4.º do CIVA, não obstante esse débito corresponder a um mero reembolso, devendo, por conseguinte, ser faturada em conformidade com o disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do CIVA.
18. Não obstante, nos termos da alínea c) do n.º 6 do 16.º do CIVA, é de excluir do valor tributável das transmissões de bens e das prestações de serviços sujeitas a imposto, as «quantias pagas em nome e por conta do adquirente dos bens ou do destinatário dos serviços, registadas pelo sujeito passivo em contas de terceiros apropriadas».
19. Decorrendo um conjunto de requisitos, cumulativos, para que se possa operar a exclusão do dever de liquidação de IVA nos débitos em questão: O documento que titula a despesa (fatura) deverá conter a identificação do terceiro em nome e por conta de quem a despesa foi suportada; O original desse documento deverá ser remetido ao terceiro (usualmente, em conjunto com a fatura ou nota de débito emitida pela Requerente no repasse da despesa); A entidade que suportou a despesa (a Requerente) não lhe poderá adicionar uma margem, ou seja, deverá ser ressarcida somente do montante efetivamente suportado; Estas operações devem ser registadas em contas de terceiros adequadas (não influenciando, portanto, contas de resultados, mas apenas de balanço).
20. A Requerente deve emitir fatura (ou nota de débito) no repasse da despesa, com menção à causa da exclusão de liquidação do IVA - "Artigo 16.º n.º 6 do CIVA (ou similar)".
21. Os documentos de suporte para documentar / comprovar este tipo de operações, os quais a Requerente deve guardar no seu arquivo como comprovativo destas operações, são: as faturas emitidas pela Requerente pelo adiantamento para pagamento ou pelo pagamento de despesas por conta e em nome do terceiro (cliente, no caso), a cópia das faturas de base originais emitidas pelos fornecedores ou prestadores de serviços com a identificação do respetivo adquirente ou destinatário (o terceiro, seu cliente) e, se for o caso, a fatura a emitir na conclusão da operação regularizando um adiantamento (se as despesas apresentadas forem superiores ao adiantamento efetuado) ou a nota de crédito (caso o adiantamento seja superior às despesas em a repassar)." (negritos nossos)


Face ao exposto, realçamos que o débito de quaisquer encargos suportados será efetuado através de uma fatura - no caso, nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do CIVA (mesmo que esse débito corresponda a um mero reembolso).

A fatura a emitir ao cliente pela operação a debitar, deverá manter para efeitos de IVA, o mesmo enquadramento, e na exata medida, da despesa original, desde que devidamente discriminada.
No caso de a fatura ser emitida pelo valor global, ou sem discriminar o tipo de despesas anteriormente suportada, tal operação também dará lugar à liquidação de IVA por se enquadrar no caráter residual do próprio conceito de prestação de serviços, conforme previsto no artigo 4.º do CIVA.

No entanto, estando perante pagamentos em nome e por conta do adquirente, tal operação não será sujeita a IVA, cumpridos que se encontrem os demais requisitos.
Apesar de nos encontrarmos perante uma operação não sujeita a IVA, conforme posição da AT, deverá ser emitida uma fatura (ou nota de débito) pelo redébito destas despesas, com menção à causa da exclusão de liquidação do IVA - "Artigo 16.º n.º 6 do CIVA (ou similar)".

No caso em concreto, na medida em que é referido que "[a] fatura do alojamento do colaborador da empresa X é emitida em nome do seu cliente Y", entendemos que estamos perante um pagamento em nome e por conta do cliente, motivo pelo qual este montante deverá ser excluído do valor tributável.

A este respeito, note-se que estamos perante uma não sujeição a imposto e não perante uma operação isenta.

Neste sentido, e tendo por base o previsto na alínea c) do n.º 6 do artigo 16.º do CIVA, que refere que são excluídas do valor tributável "[a]s quantias pagas em nome e por conta do adquirente dos bens ou do destinatário dos serviços, registadas pelo contribuinte em contas de terceiros apropriadas" (negrito nosso), na medida em que nos encontramos perante pagamentos em nome do cliente, tais montantes deverão ser reconhecidos na respetiva conta de terceiro (cliente), a qual será compensada com a faturação destes montantes.

Na esfera do cliente, entendemos que o gasto será reconhecido na respetiva rubrica de gastos, com base na fatura inicial, ou seja, com base na fatura do alojamento. No que respeita à fatura do redébito deste montante, a mesma não deverá ser contabilizada como um gasto, mas sim numa conta de terceiro, motivo pelo qual não existirá uma duplicação deste montante.
Neste sentido, na esfera do cliente, entendemos que os registos contabilísticos podem ser:

No momento do redébito do fornecedor:
- Débito da conta 278X - "Outras contas a receber e a pagar - Outros devedores e credores";
Por contrapartida a:
- Crédito da conta 22X - "Fornecedores".
No momento do pagamento ao fornecedor:
- Débito da conta 22X - "Fornecedores";
Por contrapartida a:
- Crédito da conta 12X - "Depósitos à ordem".
Reconhecimento do gasto com o recebimento da fatura emitida:
- Débito da conta 6X - "Gastos";
Por contrapartida a:
- Crédito da conta 278X - "Outras contas a receber e a pagar - Outros devedores e credores".