IVA - segundas vias de faturas
PT28357 - outubro de 2024

Determinada empresa de comércio de combustíveis, com rede de postos de abastecimento, depara-se cada vez mais com pedidos efetuados no sentido de serem enviadas segundas vias de faturas-recibo emitidas pelos terminais dos referidos pontos de venda.
Num dos últimos pedidos são solicitadas cerca de 160 faturas/recibos (entre documentos de 2023 e 2024).
Tendo em consideração o elevado número, até que ponto é obrigatório fornecer estes documentos? Existe obrigação legal?

Parecer técnico

A questão colocada refere-se à obrigação de um sujeito passivo emitir segundas vias de faturas aquando de um pedido por parte de um cliente de 2.ª via de fatura previamente emitida e entretanto extraviada.
Na questão em apreço, começamos por frisar que o adquirente tem um prazo de quatro anos para exercer o direito à dedução a contar da data da exigibilidade de imposto, de acordo com o n.º 2 do artigo 98.º do Código do IVA (CIVA).
Para o efeito, este sujeito passivo deve reunir os documentos necessários que de alguma forma comprovem a falta do documento original. Nomeadamente, fazendo referência ao extravio da fatura, devendo igualmente comprovar, através de documentação e registo contabilístico, que a fatura em causa será registada contabilisticamente apenas uma vez.
De referir que, desde a emissão do oficio-circulado n.º 30 074/2005 - DSIVA, de 24 de março, que se admite a dedução do imposto suportado com base em segundas vias de faturas (estas não são mais do que cópias) que se tenham perdido ou extraviado, desde que devidamente justificado esse extravio.
Considerando que este entendimento se mantém em vigor, o sujeito passivo apenas terá de justificar o extravio da fatura, o que poderá ser através de solicitação escrita (por exemplo, por e-mail) ao fornecedor ou prestador do serviço, devendo nesse pedido fazer a referência inequívoca ao extravio da fatura e que a mesma não foi recebida pelo cliente.
Essa notificação deverá ser anexa à segunda via da fatura obtida, e assim o sujeito passivo poderá comprovar que não tinha o original da fatura em causa, ou seja, o próprio extravio.
Note-se que este procedimento não terá diretamente consequências, poderão apenas existir divergências, mas tais "alertas" serão facilmente justificados.
Relativamente à comunicação de faturas à Autoridade Tributária (AT), o sujeito passivo pelo reenvio de segundas vias não terá de proceder a qualquer comunicação, isto porque o sujeito passivo já comunicou as respetivas faturas, em conformidade com o n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto (com as devidas adaptações).
Daqui se conclui que as segundas vias não são um motivo de alteração na faturação do sujeito passivo fornecedor/ prestador do serviço, e por isso não são objeto de comunicação à AT (a segunda via não será considerada nem termos contabilísticos, nem fiscais pelo fornecedor dos bens ou prestador do serviço).
Se o fornecedor/ prestador de serviços optar por emitir nova fatura com a referência que anula e substitui a fatura "X" emitida em "DD/MM/AA", por extravio (procedimento em vigor antes da emissão do Ofício-Circulado n.º 30.074/2005 e que se mantém aplicável), então esta nova fatura será, normalmente, comunicada à AT, embora não dê lugar a qualquer relevação na declaração periódica de IVA, do emitente, do período da emissão, nem a registo contabilístico.
Em termos de IRC, nos termos do artigo 23.º e 23.º-A do Código do IRC (CIRC), para a determinação do lucro tributável, são dedutíveis todos os gastos e perdas incorridos ou suportados pelo sujeito passivo para obter ou garantir os rendimentos sujeitos a IRC.
A comprovação terá de ser efetuada através do documento emitido em nome da sociedade adquirente pela entidade fornecedora/ prestadora do serviço.
No que respeita à aceitação em termos de gastos fiscais, o CIRC prevê expressamente nos números 4 e 6 do artigo 23.º do CIRC, os requisitos que devem conter os documentos de suporte para que possam ser aceites fiscalmente.
«a) Nome ou denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário;
b) Números de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário, sempre que se trate de entidades com residência ou estabelecimento estável no território nacional;
c) Quantidade e denominação usual dos bens adquiridos ou dos serviços prestados;
d) Valor da contraprestação, designadamente o preço;
e) Data em que os bens foram adquiridos ou em que os serviços foram realizados.
(...)
6 - Quando o fornecedor dos bens ou prestador dos serviços esteja obrigado à emissão de fatura ou documento legalmente equiparado nos termos do Código do IVA, o documento comprovativo das aquisições de bens ou serviços previstos no n.º 4 deve obrigatoriamente assumir essa forma.»
A alínea a) do n.º 2 do artigo 123.º do CIRC, determina ainda que os lançamentos contabilísticos devem estar apoiados em documentos justificativos.
Assim, no caso exposto, somos da opinião que o adquirente dos serviços (ou bens) pode solicitar as segundas vias das faturas, de forma a poder suportar as despesas contabilisticamente podendo as mesmas ser aceites a nível fiscal.
Não encontramos na legislação fiscal qualquer norma que permita ao fornecedor/ prestador do serviço não emitir as segundas vias quando estas sejam solicitadas, nem que o obrigue a fazê-lo, sem prejuízo de uma análise jurídica das disposições do Código Civil ou Código das Sociedades Comerciais.