Existindo honorários em dívida provenientes da execução da Contabilidade o contabilista certificado pode recusar-se a entregar a documentação ao respetivo contribuinte/cliente, mas apenas poderão ser retidos os documentos referentes ao período em dívida.
Esta situação configura uma exceção, pois a regra é que, em caso de rescisão do contrato de prestação de serviços, toda a documentação contabilística deverá ser devolvida à gerência da empresa.
Vejamos, entao, cada uma das situações:
1) Devolução de documentação ao cliente quando os honorários estão em dívida – regime exceção:
Nos termos do n.º 2 do artigo 72.º do EOCC, o contabilista tem o direto de receber pontualmente os honorários acordados com o cliente.
Em caso de incumprimento e desde que os honorários em dívida sejam líquidos e exigíveis, o contabilista tem a prorrogativa de reter-se tudo o quanto resulte da sua atividade, manual ou intelectual, desde que reportado ao período relativamente ao qual aqueles honorários estejam em dívida/falta.
No âmbito desse direito, incluem-se:
(i) os documentos internos: isto é, toda a documentação da contabilidade produzida pelo contabilista, como os extratos de contas, balancetes razão e analíticos, declarações fiscais, diários de movimentos,
(ii) os documentos externos: como são as informações financeiras, nas quais se incluem o balanço, a demonstração de resultados, demonstração dos fluxos de caixa e anexo e, consequentemente, o SAFT-T (contabilidade),
(iii) bem como as cópias de segurança dos dados de suporte ao programa de contabilidade,
Devem, no entanto, ser devolvidos todos os documentos pertença do cliente e que foram entregues ao CC para organização da contabilidade e preenchimento das declarações fiscais, nomeadamente faturas, recibos ou outros documentos legalmente relevantes.
2) Devolução de documentação ao cliente quando os honorários foram pagos – regime regra:
Caso não existam honorários em dívida, em caso de cessação do contrato de prestação de serviços, dispõe o artigo 15.º do Código Deontológico, que a devolução dos livros e documentos à entidade a quem o CC prestou serviços deve ocorrer no prazo máximo de 60 dias, a contar da rescisão do contrato [sob pena da prática de infração disciplinar – ver alínea i) do n.º 4 do artigo 89.º EOCC].
Alertamos que deverá ser sempre emitido e assinado documento ou auto de receção, no qual se discrimine toda a documentação entregue, para efeitos de prova da devolução.
Deverá, assim, ser devolvida toda a documentação entregue pelo cliente ao Contabilista, bem como a documentação contabilística e fiscal elaborada pelo CC e que está sujeita legalmente a arquivo, seja em papel seja em formato digital, como, por exemplo, o SAFT-T (contabilidade) e as cópias de segurança dos dados de suporte ao programa de contabilidade.
A respeito da conservação de tais elementos, importa ainda relembrar a obrigação de arquivar e conservar em bom estado toda a informação documentada (livros, registos e respetivos documentos de suporte) por um prazo de 10 anos. Isto, se outro prazo não resultar de disposição especial, conforme previsto no Decreto-Lei n.º 28/2019. Aproveita-se a oportunidade para fazer notar que é punível com coima, nos termos do artigo 120.º do Regime Geral das Infrações Tributárias, a inexistência de contabilidade organizada ou de livros de escrituração e do modelo de exportação de ficheiros, obrigatórios por força da lei, bem como de registos e documentos com eles relacionados, qualquer que seja a respetiva natureza.
2) Devolução de documentação ao cliente quando os honorários foram pagos – regime regra:
Caso não existam honorários em dívida, em caso de cessação do contrato de prestação de serviços, dispõe o artigo 15.º do Código Deontológico, que a devolução dos livros e documentos à entidade a quem o CC prestou serviços deve ocorrer no prazo máximo de 60 dias, a contar da rescisão do contrato [sob pena da prática de infração disciplinar – ver alínea i) do n.º 4 do artigo 89.º EOCC].
Alertamos que deverá ser sempre emitido e assinado documento ou auto de receção, no qual se discrimine toda a documentação entregue, para efeitos de prova da devolução.
Deverá, assim, ser devolvida toda a documentação entregue pelo cliente ao Contabilista, bem como a documentação contabilística e fiscal elaborada pelo CC e que está sujeita legalmente a arquivo, seja em papel seja em formato digital, como, por exemplo, o SAFT-T (contabilidade) e as cópias de segurança dos dados de suporte ao programa de contabilidade.
A respeito da conservação de tais elementos, importa ainda relembrar a obrigação de arquivar e conservar em bom estado toda a informação documentada (livros, registos e respetivos documentos de suporte) por um prazo de 10 anos. Isto, se outro prazo não resultar de disposição especial, conforme previsto no Decreto-Lei n.º 28/2019. Aproveita-se a oportunidade para fazer notar que é punível com coima, nos termos do artigo 120.º do Regime Geral das Infrações Tributárias, a inexistência de contabilidade organizada ou de livros de escrituração e do modelo de exportação de ficheiros, obrigatórios por força da lei, bem como de registos e documentos com eles relacionados, qualquer que seja a respetiva natureza.