Para efeitos de regularização do IVA, considera-se que o vencimento do crédito ocorre na data prevista no contrato celebrado entre o sujeito passivo e o adquirente ou, na ausência de prazo certo, após a interpelação prevista no artigo 805.º do Código Civil.
Por exemplo, se a fatura emitida prevê prazo de vencimento, será este o momento relevante para efeitos de contagem da mora. Se esse prazo não estiver claramente definido, o envio de carta registada com aviso de receção poderá ser um exemplo de interpelação realizada pelo credor.

A possibilidade de regularização do IVA anteriormente liquidado em créditos de cobrança duvidosa ou créditos incobráveis deverá ser suportada pelos documentos especificamente previstos em cada uma das situações.
Não há assim lugar à emissão de nota de crédito para efeitos de regularização do IVA de créditos de cobrança duvidosa ou incobráveis. As notas de crédito deverão ser emitidas para suportar outro tipo de regularizações, por exemplo atribuição de um desconto.

Por exemplo, os créditos detidos sobre pessoas singulares ou coletivas com as quais o sujeito passivo esteja em situação de relações especiais.
Também não são considerados de cobrança duvidosa os créditos cobertos por seguro, com exceção da importância correspondente à percentagem de descoberto obrigatório, ou por qualquer espécie de garantia real.

Os créditos também não são considerados de cobrança duvidosa para efeitos de regularização do IVA se, no momento da realização da operação que deu origem ao crédito, o devedor já estiver na lista pública de execuções, onde constam as pessoas sem património que possa ser executado para saldar dívidas.
E também quando o destinatário tenha sido declarado falido ou insolvente em processo judicial anterior.

Se ocorrer a transmissão da titularidade dos créditos, os sujeitos passivos cessionários perdem o direito à dedução do IVA (regularização) respeitante a créditos de cobranças duvidosa ou incobráveis.
Face à natureza pessoal do direito à dedução, a regularização do imposto liquidado é inseparável do sujeito passivo titulado na respetiva fatura, pelo que, em consequência, não permite ao cessionário a sua regularização.

Para efeitos de regularização do IVA em créditos de cobrança duvidosa que se encontrem em mora há mais de 24 meses, os credores terão de submeter um pedido de autorização prévia à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) no prazo de seis meses. Neste pedido de autorização prévia, identificam o devedor, o crédito em questão e respetivas faturas previamente certificadas por um ROC. Este procedimento aplica-se quando o devedor é sujeito passivo de IVA que não pratica exclusivamente operações isentas de IVA.

A AT deverá notificar o sujeito passivo, no prazo de oito meses, com decisão expressa sobre o pedido de autorização prévia para regularização do IVA em créditos de cobrança duvidosa.
Se a notificação não for emitida no prazo previsto, e o valor dos créditos seja inferior a 150 mil euros, IVA incluído, por fatura, presume-se o deferimento do pedido.
Para créditos iguais ou superiores a 150 mil euros, IVA incluído, por fatura, presume-se o indeferimento do pedido, em caso de ausência de notificação expressa.

Recebido o pedido, a AT notifica o devedor para que se pronuncie. Será o momento para este apresentar a sua defesa, podendo apresentar prova de que já pagou, no todo ou em parte, a dívida ou que o seu crédito não se encontra em mora. Não fazendo prova de nenhum destes factos, ou caso não se pronuncie, o devedor será notificado pela AT para regularizar o IVA que foi por ele deduzido, sob pena de, não o fazendo, lhe ser efetuada uma liquidação adicional.

A regularização por parte do devedor é efetuada, a favor do Estado, no campo 41 da declaração periódica de IVA, implicando o preenchimento do quadro 1-E do anexo ao campo 41. Esta retificação deverá ser efetuada na declaração periódica relativa ao período de imposto em que ocorreu a respetiva notificação.
Quanto ao credor, reunidas as condições poderá incluir o valor no campo 40, regularização a favor do sujeito passivo, juntando o respetivo anexo onde preencherá o quadro 1-F, até ao final do período seguinte àquele em que se verificar o deferimento do pedido de autorização prévia.

Efetivamente, o sujeito passivo terá que obrigatoriamente efetuar a regularização com base no enquadramento que primeiramente se verificar. Assim, não pode, reunidas as condições para encetar o mecanismo do pedido de autorização prévia por cobrança duvidosa, não o fazer e esperar que estejam reunidas as condições para realizar a regularização como incobrável. De igual modo, estando verificadas as condições para a regularização como incobrável, não pode deixar de efetuar a regularização que seja devida para aguardar pela verificação da mora.