Ajudas de custo
PT28443 – janeiro de 2025

Em determinada empresa, cuja atividade iniciou em 2024, o sócio-gerente é não remunerado. Decidiu abdicar da sua remuneração até que a empresa alcance maior estabilidade financeira, dado que, nesta fase inicial, as despesas têm superado os rendimentos.
Apesar de não auferir remuneração, o sócio-gerente realiza deslocações para reparação de equipamentos e transporte de materiais destinados à decoração de eventos, utilizando a sua viatura pessoal. Os quilómetros percorridos estão a ser imputados à empresa através do preenchimento do respetivo mapa de registo de quilometragem.
Quais os procedimentos legais a seguir, no âmbito de IRS, IRC e Segurança Social, relativamente a esta situação?

Parecer técnico

A questão colocada refere-se ao enquadramento dos valores pagos a sócio-gerente que deixará de ser remunerado a título de compensação de utilização de viatura própria.
Em primeiro lugar, convém esclarecer que independentemente dos sócios e gerentes da empresa serem remunerados, ou não, os mesmos enquadram-se em sede de IRS como trabalhadores por conta de outrem (trabalho dependente), significando que poderão receber os chamados quilómetros (compensação por uso de viatura própria) ou ajudas de custo.
Isto, claro, desde que sejam cumpridos os critérios para essa atribuição. Ou seja, essas compensações terão como objetivo compensar os gerentes do desgaste sofrido com as viaturas ao serviço da empresa, assim como os gastos suportados com a deslocação (por exemplo, despesas com combustíveis).
Deste modo, somos do entendimento que não haverá qualquer impedimento se a empresa atribuir ao sócio-gerente valores referentes à compensação de utilização de automóvel próprio. Porém, se estivermos perante um sócio da empresa (que não seja gerente), pelo facto de não existir nenhum vínculo laboral, a entidade já não poderá atribuir as compensações referida.
As ajudas de custo são valores fixos que são entregues aos trabalhadores ou membros dos órgãos estatutários para compensar o acréscimo de gastos que estes tenham em virtude de terem de se deslocar do «domicílio necessário» (local onde ficou contratado a sua prestação de trabalho) ao serviço da entidade patronal.
Mesmo que o membro dos órgãos estatutários (o sócio-gerente), não seja remunerado através da sociedade é possível atribuir verbas destinadas a pagamento de ajudas de custo e quilómetros desde que a deslocação esteja devidamente documentada e tenha por base a existência de um facto que justifique a natureza do complemento atribuído para que em sede de IRC, seja considerado como gasto ou perda do exercício (n.º 1 do artigo 23.º do Código do IRC).
As compensações atribuídas não estão sujeitas a tributação desde que não ultrapassem o limite previsto, fixado anualmente através de Portaria. Caso ultrapassem esse limite, são consideradas como rendimento de trabalho dependente na esfera do funcionário/administrador ou membro dos órgãos estatutários.
Os trabalhadores e gerentes podem apresentar despesas de ajudas de custo e também despesas de quilómetros (se apresentar mais do que o limite é tributado em IRS), sendo aceites de acordo com a alínea d) do n.º 1 do artigo 23.º do CIRC, desde que sejam considerados indispensáveis e comprovados através de boletins Itinerários emitidos pelo trabalhador ou sócio-gerente, para controlo das deslocações, ou seja:
- As ajudas de custo devem ser suportadas com os respetivos mapas descrevendo a razão da deslocação, os respetivos locais, tempo de permanência, objetivos, e o respetivo abono diário ou total.
- No caso de deslocação em viatura própria terá de ter a identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o n.º de quilómetros percorridos, o abono atribuído por quilómetro e o valor total.
As ajudas de custo devem ser suportadas com os respetivos mapas descrevendo a razão da deslocação, os respetivos locais, tempo de permanência, objetivos, e o respetivo abono diário ou total.
No caso de deslocação em viatura própria, este mapa terá ainda de conter a identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos, o abono atribuído por quilómetro e o valor total.
No que diz respeito à declaração mensal de remunerações (DMR) - AT, esta está destinada a dar cumprimento à obrigação declarativa a que se refere a subalínea i) da alínea c) e a alínea d) do n.º 1 do artigo 119.º do Código do IRS, estando as suas instruções de preenchimento disponíveis na Portaria n.º 40/2018, de 31 de janeiro.
De acordo com essas instruções, esta destina-se a declarar os rendimentos do trabalho dependente (categoria A) auferidos por sujeitos passivos residentes em território português, incluindo os rendimentos dispensados de retenção na fonte, os rendimentos isentos e ainda os excluídos nos termos dos artigos 2.º, 2.º-A e 12.º do Código do IRS, desde que pagos ou colocados à disposição do seu titular.
A declaração terá de ser entregue pelas pessoas ou entidades que tenham pagado ou colocado à disposição rendimentos do trabalho dependente a pessoas singulares residentes em território português, que estejam nas condições acima.
Pelo que, em conformidade com as instruções da declaração, devem os rendimentos em causa ser incluídos na DMR, mesmo que excluídos da tributação.
No caso, admitindo que os rendimentos pagos reúnem todos os pressupostos para ficar excluídos de tributação, na DMR serão inscritos os valores pagos, como o Código A22 - Ajudas de custo e deslocações em viatura do próprio conforme se refere nessas mesmas instruções.