IRC – Gastos fiscais

Existem clientes que apresentam faturas de roupa em nome da empresa na qual referem que são para uso e em representação da sociedade na sua atividade, nomeadamente advogados e comerciais, pois, argumentam que as mesmas são importantes e essenciais para a sua atividade. Estes tipos de despesas poderão ser aceites fiscalmente? E poderá eventualmente o IVA das mesmas ser dedutível uma vez que estão a ser usadas na sua atividade?

Parecer técnico

O pedido de parecer está relacionado com o enquadramento fiscal de encargos suportados por uma sociedade relativos à aquisição de vestuário faturados em nome da empresa, relativamente aos quais é alegado que se destinam ao uso no exercício da atividade profissional e à representação da sociedade, designadamente por advogados ou comerciais.

Em primeiro lugar, importa atender ao princípio fundamental segundo o qual a sociedade constitui uma entidade jurídica autónoma e distinta das pessoas singulares que a integram, não podendo o património e os recursos afetos à atividade empresarial ser confundidos com o património pessoal dos sócios ou colaboradores. Assim, os gastos suportados pela sociedade devem corresponder a necessidades próprias da atividade desenvolvida, sendo indispensável aferir a respetiva substância económica.

As operações realizadas pela sociedade, ainda que materialmente executadas pelos seus sócios ou colaboradores, devem ser analisadas em função da sua afetação efetiva à atividade empresarial. Isto é, apenas os encargos que se revelem funcionalmente conexos com a obtenção ou garantia dos rendimentos sujeitos a tributação em IRC podem ser considerados como gastos fiscalmente relevantes na esfera da sociedade.

Nos termos do artigo 23.º do Código do IRC (CIRC), para que um gasto seja aceite fiscalmente, devem verificar-se cumulativamente dois requisitos essenciais:
•    por um lado, que o encargo seja incorrido ou suportado pelo sujeito passivo no âmbito de uma atividade económica, com vista à obtenção ou garantia dos rendimentos sujeitos a IRC;
•    por outro, que se encontre devidamente comprovado por documentos emitidos por entidades externas e em conformidade com as normas legais aplicáveis.

No caso concreto das despesas com vestuário, a respetiva aceitação fiscal pode vir a ser questionada pela Autoridade Tributária e Aduaneira, na medida em que, regra geral, tais bens são suscetíveis de utilização pessoal, não se esgotando no exercício da atividade profissional.

Assim, caberá à sociedade demonstrar, de forma objetiva e documentada, que os referidos encargos são estritamente indispensáveis à atividade e que não constituem uma vantagem económica individualizada na esfera do beneficiário.

Em sede de IVA, apenas é dedutível o imposto que tenha incidido sobre bens ou serviços adquiridos ou utilizados pelo sujeito passivo para a realização das operações previstas no artigo 20.º do Código do IVA (CIVA), sem prejuízo das exclusões expressamente previstas nos artigos 21.º e seguintes do mesmo diploma.

Atendendo à natureza do vestuário comum (fatos, camisas, sapatos ou acessórios de uso corrente), dificilmente se poderá sustentar uma afetação exclusiva à atividade tributada, pelo que, em regra, o IVA suportado não será dedutível.

Importa ainda distinguir estas situações das despesas com vestuário profissional específico, como fardas, uniformes, equipamentos de proteção individual ou outro vestuário cujo uso se encontre objetivamente limitado ao exercício das funções e não seja compatível com utilização fora do contexto laboral. Ou seja, será de entender que apenas nestes casos poderá ser defensável a dedutibilidade do gasto em IRC e, eventualmente, do IVA, desde que se encontrem reunidos todos os requisitos legais.

Quando, porém, o uso das roupas não se esgota no exercício das funções profissionais e existe uma vantagem económica direta para o sócio ou colaborador, pelo que tal encargo deve ser qualificado, em substância, como uma remuneração em espécie.

Com efeito, caso nos encontremos perante sócios-gerentes ou colaboradores, nos termos da alínea b) do n.º 3 do artigo 2.º do Código do IRS (CIRS), consideram-se rendimentos do trabalho dependente todas as remunerações acessórias, benefícios ou regalias auferidas em conexão com a prestação de trabalho que constituam uma vantagem económica para o respetivo beneficiário.

Nestas circunstâncias, as importâncias despendidas pela sociedade com vestuário devem ser tributadas na esfera do beneficiário como rendimentos da categoria A (trabalho dependente), ainda que sob a forma de rendimentos em espécie. Tais rendimentos encontram-se, em regra, dispensados de retenção na fonte, nos termos do artigo 99.º, n.º 1, alínea a), do CIRS, devendo, contudo, ser devidamente reportados na Declaração Mensal de Remunerações (DMR).

Neste cenário, e apenas porque existe tributação efetiva em sede de IRS, o gasto poderá ser aceite fiscalmente em IRC na qualidade de gasto com pessoal, deixando de estar em causa a sua não dedutibilidade nos termos do artigo 23.º do CIRC.

Sobre esta matéria sugerimos a leitura da informação vinculativa Despacho Processo n.º 13087, de 2018-05-09.