IRS - retenção na fonte

Uma empresa paga a renda de um alojamento local sujeita a retenção na fonte porque o senhorio é particular.
Até ao momento a renda é paga por via de um depósito no banco, no qual apenas tem o comprovativo de pagamento relativo a esta renda.
Como a renda está sujeita a retenção na fonte, devido a problemas com o senhorio não tem os recibos do arrendamento.
Uma vez que não existe recibo/fatura da renda a empresa está obrigada a pagar a retenção na fonte?
O comprovativo do depósito da renda serve de meio para a obrigação de pagar a retenção?
Em termos de considerar o gasto/despesa na empresa, o comprovativo do depósito da renda pode ser considerado para o efeito até ter os recibos ou só se pode considerar o gasto na presença dos mesmos?

Parecer técnico

As questões colocadas referem-se à possibilidade de determinado sujeito passivo de IRC efetuar a retenção na fonte sem que lhe seja apresentado recibo de renda por parte do locador, sujeito passivo singular. Adicionalmente questiona se o documento de pagamento é suficiente para a aceitação como gasto fiscal.
Antes de passar para a resposta à questão é importante apresentar alguns enquadramentos em sede da legislação em vigor.
No artigo 101.º do CIRS apresenta a obrigação de efetuar retenções na fonte a rendimentos de outras categorias que não a "A" (trabalho dependente) ou a "H" (pensões). Analisando o número 1 deste artigo, destacamos o disposto na sua alínea e), que refere o seguinte:
«1 - As entidades que disponham ou devam dispor de contabilidade organizada são obrigadas a reter o imposto, mediante a aplicação, aos rendimentos ilíquidos de que sejam devedoras e sem prejuízo do disposto nos números seguintes, das seguintes taxas:
(...)
e) 25 por cento, tratando-se de rendimentos da categoria F.»
Assim, tratando-se de rendimentos prediais (categoria F) pagos por uma entidade que tenha, por opção ou obrigação, contabilidade organizada (ficando, desde logo, excluídas as rendas cobradas a particulares ou a não residentes sem estabelecimento estável em Portugal), deverá esta última, de facto, em circunstâncias normais, reter o imposto à taxa de 25 por cento.
Sem prejuízo do referido no parágrafo anterior e tal como sugerido na questão, relembramos que a alínea a) do número 1 do artigo 101.º-B do CIRS contempla uma dispensa de retenção na fonte aplicável a este tipo de rendimentos, que passamos a transcrever e que refere o seguinte:
«1 - Estão dispensados de retenção na fonte, exceto quando esta deva ser efetuada mediante taxas liberatórias:
a) Os rendimentos da categoria B, com exceção das comissões por intermediação na celebração de quaisquer contratos, e da categoria F, quando o respetivo titular preveja auferir, em cada uma das categorias, um montante anual inferior ao fixado no n.º 1 do artigo 53.º do Código do IVA.»
Assim, caso os rendimentos respeitantes à categoria F auferidos anualmente pelo sujeito passivo não ultrapassarem o valor estabelecido no artigo 53.º do CIVA (atualmente 15 mil euros), poderá o mesmo, de facto, optar que as entidades pagadoras destes rendimentos não façam qualquer retenção na fonte, devendo mencionar tal opção no recibo de renda, tal como referido no número 2 do mesmo artigo 101.º-B do CIRS.
Se não for o caso, deverá o devedor efetuar a respetiva retenção na fonte nos termos já referidos.
No que se refere ao momento a que o devedor está obrigado a efetuar a retenção na fonte, verificamos o artigo 98.º do CIRS que nos expõe as regras gerais sobre a retenção na fonte:
«Artigo 98.º
Retenção na fonte - Regras gerais
1 - Nos casos previstos nos artigos 99.º a 101.º e noutros estabelecidos na lei, a entidade devedora dos rendimentos sujeitos a retenção na fonte, as entidades registadoras ou depositárias, consoante o caso, são obrigadas, no ato do pagamento, do vencimento, ainda que presumido, da sua colocação à disposição, da sua liquidação ou do apuramento do respetivo quantitativo, consoante os casos, a deduzir-lhes as importâncias correspondentes à aplicação das taxas neles previstas por conta do imposto respeitante ao ano em que esses atos ocorrem.»
Assim, mesmo que o locador não apresente o recibo de renda, em nossa opinião o locatário, no momento de pagamento, deve efetuar a respetiva retenção.
No entanto, é importante referir, e transmitir ao locador que o documento comprovativo de pagamento bem como a retenção não são suficientes para o cumprimento da obrigação de emissão do recibo.
O artigo 115.º do CIRS refere que os titulares dos rendimentos da categoria F são obrigados:
«a) A passar recibo de quitação, em modelo oficial, de todas as importâncias recebidas dos seus inquilinos, pelo pagamento das rendas referidas nas alíneas a) a e) e h) do n.º 2 do artigo 8.º, ainda que a título de caução, adiantamento ou reembolso de despesas; ou
b) Entregar à Autoridade Tributária e Aduaneira uma declaração de modelo oficial que discrimine os rendimentos mencionados na alínea anterior até ao fim do mês de fevereiro de cada ano, por referência ao ano anterior.»
Caso o sujeito passivo não esteja obrigado à emissão de recibos de renda eletrónicos, está ainda assim de emissão de um documento de quitação.
Estabelece o artigo 787.º (Direito à quitação) do Código Civil, que deve ser sempre exigido o recibo para comprovar o pagamento. Aliás, o recibo é um documento que deve ser exigido para, contabilisticamente, suportar o pagamento dos valores devidos.
«1. Quem cumpre a obrigação tem o direito de exigir quitação daquele a quem a prestação é feita, devendo a quitação constar de documento autêntico ou autenticado ou ser provida de reconhecimento notarial, se aquele que cumpriu tiver nisso interesse legítimo.
2. O autor do cumprimento pode recusar a prestação enquanto a quitação não for dada, assim como pode exigir a quitação depois do cumprimento.»
Poderá ainda obter informação sobre este tema nas perguntas frequentes disponíveis no Portal das Finanças, nesta ligação.
Para efeitos de IRC os gastos dedutíveis têm de estar comprovados documentalmente através de fatura ou documento legalmente equiparado emitido nos termos do CIVA quando o fornecedor dos bens ou prestador dos serviços esteja obrigado à sua emissão, ou através de documento que contenha os elementos referidos no n.º 4 do artigo 23.º do CIRC.
Pelo que, pese embora o documento que titule o pagamento não seja o recibo, para efeitos fiscais o documento para a aceitação como gasto tem de conter a seguinte informação:
«a) Nome ou denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário;
b) Números de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário, sempre que se trate de entidades com residência ou estabelecimento estável no território nacional;
c) Quantidade e denominação usual dos bens adquiridos ou dos serviços prestados;
d) Valor da contraprestação, designadamente o preço;
e) Data em que os bens foram adquiridos ou em que os serviços foram realizados.»